文成县档案局责任清单目录

　　一、部门主要职责登记表

　　二、事中事后监管制度

　　（一）重点建设项目档案事项监管

　　（二）电子档案事项监管

　　（三）档案安全事项监管

　　（四）档案中介机构监管

　　（五）行政处罚裁量权规范

　　三、公共服务事项登记表

文成县档案局责任清单

一、部门主要职责登记表

　　部门名称（盖章）文成县档案局                                               

二、事中事后监管制度

　　（一）重点建设项目档案事项监管

　　（二）电子档案事项监管

　　（三）档案安全事项监管

　　（四）档案中介机构监管

　　（五）行政处罚裁量权规范

（一）重点建设项目档案事项监管

　　单位名称：文成县档案局（公章）

　　为进一步加强对重点建设项目建设单位档案收集、整理、保管情况的监管，特制定如下监管制度：

　　一、监督检查对象

　　列入文成县级以上重点建设项目的建设单位。

　　二、监督检查内容和指标

　　（一）监督检查内容

重点建设单位档案管理行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《浙江省重点建设项目管理办法》、《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》及相关法律法规的要求。主要检查下列事项：

　　1.重点建设项目建设单位档案是否按要求填报《重点建设项目档案管理登记表》。

　　2.重点建设项目建设单位是否实行工程档案管理与工程建设“三同时”。

　　3.重点项目档案工作管理体制是否完善，项目档案的形成、积累、整理与归档工作是否规范，竣工图的编制情况及质量是否符合要求。

　　4.其他法律、法规规定的检查事项。

　　（二）监督检查指标

　　1．定期检查：每季度不少于1次，每次检查不少于2个重点建设项目。

　　2．专项检查：根据上级档案部门要求，对重点建设项目档案进行专项检查。检查指标以上级下达的指标为准。

　　3．全面检查：每年组织1次，抽查面不少于10%。

　　上述指标与上级下达监督检查指标不一致的，以上级下达监督检查指标为准。

　　三、监督检查方式

　　（一）县档案局对重点建设项目建设单位的《重点建设项目档案管理登记表》填报情况进行定期检查。

　　（二）县档案局和县重点办选派人员组成联合检查小组，对重点建设项目建设单位的档案管理情况进行现场检查。

　　（三）对已竣工的重点建设项目开展档案专项验收工作。

　　四、监督检查程序

　　（一）县档案局根据全年重点建设项目名单，制定重点建设项目档案检查计划。

　　（二）重点建设项目档案定期检查程序。建立重点建设项目联系制度，督促项目建设单位完成《重点建设项目档案管理登记表》的填报工作。

　　（三）重点建设项目档案专项检查程序。县档案局根据上级档案部门要求，与县重点办联合制定年度重点建设项目专项检查计划。专项检查小组由县档案局和县重点办选派人员组成，必要时可邀请上级档案部门人员参加。专项检查工作由县档案局和县重点办联合下发检查通知，明确检查对象、检查时间和检查内容，并通知各被检查单位。专项检查时，检查小组先听取被检查单位关于重点建设项目档案管理情况的汇报，再现场检查相关档案、资料的收集、整理和保管情况，检查结束后由市档案局形成检查意见，以书面的形式反馈给被检查单位。

　　（四）重点建设项目竣工档案专项验收程序。建设单位在项目计划竣工验收一个月前，对照《重点建设项目竣工档案专项验收评分表》自查打分，达到合格后，向县档案局报送建设项目竣工档案专项验收申请报告，申请内容包括：项目档案资料概况、项目档案工作管理体制、项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。县档案局和县重点办组成档案专项验收组，对重点建设项目档案进行验收。档案竣工验收会议程序包括以下内容：

　　1．验收组组长主持验收会，通过档案专项验收组成员名单。

　　2．建设项目档案管理情况汇报：

　　（1）建设单位汇报项目档案管理总体情况；

　　（2）施工单位汇报项目施工档案管理情况；

　　（3）设计单位汇报项目设计档案管理情况；

　　（4）监理单位汇报项目监理档案管理情况。

　　3．档案验收组察看现场并分组检查档案和库房。

　　4．验收组对照《重点建设项目竣工档案专项验收评分表》进行评议打分，确定等级。

　　5．验收组反馈验收意见。

　　五、监督检查措施及处理

　　（一）严格执行《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》，做好重点建设项目档案管理登记工作。县档案局、各项目主管部门应切实履行职责，督促项目建设单位分别在项目开工后六个月内、每年12月底前和档案验收后三个月内完成《重点建设项目档案管理登记表》的填报工作。凡漏报、延报、不报的项目建设单位，要依据相关规定，责令其及时整改，拒不整改的，予以通报批评。

　　（二）加强对重点建设项目档案管理的监督检查，实行工程档案管理与工程建设“三同时”。县档案局、各项目主管部门，应把项目档案管理工作纳入本部门的议事日程，制定计划，落实人员，认真做好日常的检查、指导工作。特别在工程建设过程中，要把档案工作纳入项目建设计划，作为考核项目建设的重要内容之一，使档案工作与项目建设实行“三同时”（同步管理、同步检查、同步验收）。

　　（三）重点建设项目档案管理等级分为不合格(75分以下)、合格(75—85分，含75分)、优良(85分以上，含85分)三个等级。凡档案验收不合格的建设项目，由县档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收。

（二）电子档案事项监管

　　单位名称：文成县档案局（公章）

　　为了加强电子档案管理工作，预防档案信息安全事故，保障国家信息和网络安全，落实电子档案监管责任，特制定如下监管制度：

　　一、监督检查对象

　　本行政区域内的机关、企事业单位、团体。

　　二、监督检查内容

　　单位形成、保管、利用、移交电子档案的行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项：

　　（一）是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范；

　　（二）是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性；

　　（三）是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据；

　　（四）是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施；

　　（五）电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等；

　　（六）其他法律、法规规定的检查事项。

　　三、监督检查方式及指标

　　（一）全面检查：按照省档案局的相关要求，制定计划并组织实施，每年抽查比例为辖区单位的6-10%，其中县政府直属单位不少于10家。同时，根据重点监控单位范围，确定辖区内1%左右的设备为重点监控单位，完成每年现场检查一次。

　　（二）专项检查针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查，每年重点检查的单位不少于2家。重大、疑难、复杂问题及时向上级档案局报告，或由上级档案局组织力量查处。

　　（三）针对群众投诉举报和其他部门移送县档案局需要专项检查的事项，按照属地管理原则开展检查。

　　（四）日常监督检查：按照平安浙江考核的要求，结合平时的业务监督指导工作，开展日常监督检查。

　　四、监督检查程序

　　县档案局组织实施档案安全监督检查工作。

　　安全监督检查由2名以上档案行政执法人员组成，执法时应出示有效的行政执法证件。

　　对单位实施监督检查时，执法人员需将每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。

　　五、监督检查措施及处理

　　（一）县档案局在依法履行职责过程中，发现违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在事故隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。

　　（二）县档案局在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，同时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告，并按照相关处理意见和指示，及时予以处理。

　　（三）县档案局对违法行为、严重事故隐患的处理应及时向县政府报告，并通知其他有关部门，积极取得县政府和有关部门的支持、配合。

　　（四）对有档案管理违法违纪行为单位的负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分。

（三）档案安全事项监管

　　单位名称：文成县档案局（公章）

　　为切实改变“重指导、轻监管”局面，加强档案实体安全和信息安全监管，特制定如下监管措施：

　　一、监督检查对象

　　形成、保管以下档案的单位：（1）有列入国家专业档案目录档案的；（2）有保管期限为30年或永久档案的；（3）涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库的。

　　二、监督检查内容

　　单位档案保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、规范性文件中有关档案安全规定。主要检查下列事项：

　　（一）是否建立完善了覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的档案安全工作机制；

　　（二）档案登记备份工作是否法制化、规范化、常态化，对重要档案是否采取了异地备份，对重要电子档案是否采取了异地异质备份；

　　（三）档案室（馆）的硬件设施是否具备档案安全保障能力，是否符合档案“八防”要求；

　　（四）是否符合建立了规范的档案信息管理系统安全防护体系；

　　（五）是否建立了档案安全应急处置机制和档案安全应急管理制度；

　　（六）在档案信息公开发布中是否严格执行了保密审查制度；

　　（七）对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理是否严格执行了档案安全保密制度；

　　（八）其他法律法规规定的安全事项。

　　三、监督检查方式

　　（一）日常检查。针对列入专业档案目录的单位，每月开展日常检查不少于3次，每次不少于2家。

　　（二）专项检查。针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域每年组织一次专项检查。

　　（三）根据投诉举报，开展执法检查。

　　四、监督检查程序及措施

　　（一）县档案局采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。对专业档案形成单位进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果在市档案安全信息系统中予以记录，其中《专业档案形成单位巡查、回访记录》由被检查单位负责人签字确认后归档。

　　专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。

　　（二）专业档案形成单位和列入档案登记备份名册的单位，每年9月30日前向县档案局提交上年度《档案工作情况自查报告》，说明30年及永久保管期限档案保存情况，档案数据库运行维护情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。县档案局对单位年度工作自查报告进行审核，填写《档案安全年度工作自查审核汇总表》报上级档案局。同时对自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数控制在总数的10%以内。

　　（三）县档案局依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年1月底前汇总考核情况，在一定范围进行通报。

　　五、监督检查处理

　　（一）在档案收集、整理、保管、利用等环节的检查中发现问题，必须立即现场叫停，除责令限期改正外，应当依法采取补救措施，对情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。按照省档案局开展安全测评的相关要求，对发现不符合安全条件的单位予以查处或追责。

　　（二）在档案信息安全监管督查中发现问题的，以通报形式予以公布。

　　（三）单位未定期提交自查报告的，县档案局将责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。

　　（四）对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

（四）档案中介机构监管

　　单位名称：文成县档案局（公章）

　　为加强对档案中介机构的管理，规范档案中介服务行为，促进档案中介市场健康有序发展，特制定如下监督管理制度：

　　一、监督检查对象

　　本辖区内向社会提供档案事务服务的中介机构、信息系统集成商等。

　　二、监督检查内容

　　（一）检查相关中介机构技术负责人、项目经理是否具备档案专业知识；

　　（二）从事档案中介服务的业务人员是否符合规定要求；

　　（三）用于开展档案中介业务的设施或设备是否符合规定要求；

　　（四）是否制定并执行档案安全保密控制措施；

　　（五）从事涉密档案加工的中介机构是否具备资质；

　　（六）中介机构有无违规处理涉密或敏感档案信息；

　　（七）中介机构是否按照规定（技术规范）要求开展档案中介业务。

　　三、监督检查方式

　　（一）每年开展一次全面检查；

　　（二）抽取50%的中介机构开展年度核查；

　　（三）根据投诉举报开展执法检查。

　　四、监督检查程序

　　档案中介机构应当建立年度自查制度，按要求使用档案中介监管信息系统（与市场监管部门信息系统互认），及时报送自查报告。

　　县档案行政管理部门应当依照法律法规和《浙江省社会中介机构管理办法》的规定，负责对本辖区内档案中介机构的监督检查。

　　档案行政管理部门采取听取汇报、查阅资料、核查现场等方式，对档案中介机构实施监督检查，核查中介机构在核准范围开展中介业务、保持档案专业能力和质量管理体系、安全保密控制体系合规运行。实施监督检查时，检查人员一般不少于3人。监督检查工作中应使用统一的检查记录表，监督检查记录由被检查单位负责人和检查人员签字确认。在开展监督检查工作时，不得谋取任何不正当利益，也不得妨碍中介机构的正常中介机构应当主动配合档案行政管理部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作。

　　五、监督检查措施及处理

　　针对监督检查中发现中介机构开展经营活动中不能持续符合法律技术规范条件要求的，县级以上档案行政管理部门应当责令及时改正；逾期未改正的，县档案局可以建议市场监管部门登录经营异常名录，发布执业警示。

　　中介机构违法违规处理涉密、敏感档案信息的，县档案局通报县市场监管部门登录企业黑名单，同时移交保密部门处理。

　　中介机构违法从事档案中介服务活动的，由违法行为发生地的县档案行政管理部门依法查处，将中介的违法事实、处理结果或处理建议及时报告温州市档案局、抄送当地市场监管部门。

（五）行政处罚裁量权规范

　　单位名称：文成县档案局（公章）

　　为从源头上防止和滥用行政处罚裁量权的行为，预防和减少行政争议的发生，促进各行政处罚机构公正、文明执法，根据《浙江省规范档案行政处罚裁量权工作实施办法的通知》（浙档发〔2010〕20号）规定，制定行政处罚自由裁量权规范制度。

　　一、主要内容

　　对法律、法规和规章中规定的违法行为的种类、情节、性质和社会危害程度，以及从轻、减轻、从重处罚等情形进行细化，并归纳、分类；对法律、法规、规章规定可以选择或并用行政处罚种类的，根据违法行为的事实、情节、性质、社会危害程度和违法当事人主观过错、消除违法行为后果或影响等因素，确定适用该行政处罚种类的具体标准及单处、并处的行政处罚的标准；对法律、法规、规章规定行政处罚有自由裁量幅度的，根据上述因素，细化具体的行政处罚幅度；对法律、法规、规章没有规定行政处罚罚款的裁量阶次和幅度的，可以按照比例原则匡算出相对科学、合理的裁量阶次和罚款幅度，但均不得超过法定罚款限度。

　　二、标准规范

　　根据《浙江省规范档案行政处罚裁量权工作实施办法的通知》（浙档发〔2010〕20号）的相关规定制订。

　　三、有关措施

　　（一）县档案局负责对本局规范行政处罚裁量权工作进行指导监督，并对行政处罚裁量标准规范的实施情况进行评估，根据法律、法规、规章的修改和废止以及经济形势、社会情形等变化作相应调整和完善。

　　（二）县档案局拟对当事人实施重大、复杂行政处罚裁量事项时，实行集体会审。由单位成立专门会审委员会集体讨论决定，会审结果存入相关案件卷案，同时向省、市档案局备案。

　　（三）从重处罚、从轻处罚、一般处罚情节，依照《中华人民共和国行政处罚法》、《浙江省规范档案行政处罚裁量权工作实施办法》的通知》予以认定。

　　（四）逐步建立行政处罚信息公开、执法投诉、案卷评查、教育培训、案例指导等制度。

　　（五）本行政处罚自由裁量行为规范自公布之日起施行。

三、公共服务事项登记表

　　部门名称（盖章）